המשאב הכי יקר שלנו – וזה שלא משנה כמה נהיה מוכנים להשקיע, לא נוכל לקנות ממנו עוד – הוא הזמן. אם זה ביום העבודה, או בחיים הפרטיים, כל אחד מאיתנו לא היה מתנגד לפעמים להוסיף כמה שעות ליממה. אז היות שאי אפשר להשיג עוד ממנו, הנה כמה טיפים על איך לייעל את השימוש בזמן שיש לנו:
1. ערכו רשימות, אבל אל תעבדו בהן
כמו בחיים, כך ברשימות – כל אחד והסגנון שלו J לא משנה אם בחרתם לכתוב במחברת, במסמך במחשב, או באפליקציה כזו או אחרת, שמרו על מספר עקרונות, כדי שלא תמצאו את עצמכם מבזבזים זמן על עצם ניהול הרשימה: ראשית, בחרו שיטה אחת – וחשוב שתהיה כזו שזמינה לכם מכל מקום (בית, משרד, אוטו) – ודבקו בה. כל שיטה משולבת תגרום לכם לעבודה יומיומית של ליקוט המשימות מרחבי הבית והמשרד, על חשבון העבודה עצמה.
בחרתם שיטה? מגניב. עכשיו שפכו לשם את כל מה שיש לכם בראש – בלי לסדר, בלי לנסות לייצר משימות שוות בחשיבותן, פשוט כתבו וכתבו, עד שהראש שלכם ריק.
2. פרקו את המשימות ודייקו אותן
אם הדיו נוטה להתייבש לכם על הלוח המחיק – המשימות שלכם גדולות מידיי. תמיד הקפידו לפרק את המשימות ליחידות קטנות ככל האפשר. חלק גדול מהעניין בניהול זמן יעיל הוא עצם סימון ה-V, תחושת ההתקדמות מגבירה את הרצון לעשיה נוספת ומביאה לתפוקה גבוהה יותר. ומהפן השלילי, משימה שמתייבשת מולנו על הלוח הופכת למשימת הבלהות שלנו ויוצרת תחושת תקיעות שגוררת דחיינות נוספת.
כשאתם מפרקים את המשימות, נסחו אותן במדויק, כך שבזמן הקריאה תבינו מיד מה היתה המטרה מאחורי הכתוב ומהן המשימות האחרות התלויות במשימה הנוכחית.
3. תכננו גאנט שבועי הכולל תעדוף
שפכתם את כל המשימות מהראש? פירקתם ודייקתם? עכשיו מקמו אותן על פני שבוע העבודה.
בשלב ראשון, שבצו משימות דחופות ומשימות ברזל (כאלו שלא יכולות להתבצע אחרי תאריך נתון). בשלב שני, בדקו תלויות – משימה B לא יכולה להתבצע מבלי שיסתיים טיפול במשימה A – והקפידו לשבץ את המשימות התלויות בסדר הנכון. כעת הכניסו את כל היתר.
אל תשכחו להתייחס לפגישות שיש לכם ביומן, כולל כאלה שאינן קשורות לעבודה ועדיין יושבות לכם על משבצת בגאנט שבה לא יכולה להיכנס משימה אחרת. והכי חשוב – אל תנסו לשבץ 700 משימות ביום, אתם סתם מתסכלים את עצמכם ובעיקר, מחרבים את הגאנט עם משימות שלא הספקתם וגורלן לעבור למחר ולשבש את המשך השבוע. קבעו את נפח העבודה בצורה ריאלית ושתואמת את הקצב ואת דפוס ההתנהלות האמיתיים של יום העבודה שלכם.
4. קצרו זמני התנעה
זוכרים את משימת הבלהות מסעיף 2? אל תתפתו לשנות את סדר המשימות כדי להתחיל עם הקלות יותר ולדחות את זו שלא בא לכם להתמודד איתה. השיטה לפתור את סוגיית המשימה המעצבנת היא פשוטה – פשוט תתחילו.
פשוט תתחילו היא גישה מצוינת שפועלת בלא מעט מישורים. יש משימה שמעיקה עליכם? פשוט תצללו אליה בלי יותר מדיי מחשבה, כי מהרגע שמתחילים, אתם כבר בפנים ולהמשיך זה הכי קל בעולם. מסיבה זו – מאד (מאד!) מומלץ לסיים כל יום עבודה בהכנת השטח לבוקר שלמחרת, אם זה בכתיבת העמוד הראשון של האפיון או בשליפת מסמכים לטיפול וסידורם על שולחן העבודה. השיטה הזו היא אחד הכלים היעילים ביותר לניהול זמן, היות שהיא מקצרת משמעותית זמן set-up, שעבור הרבה אנשים מבזבז חלק לא קטן מהיום.
כל נושא ההתנעה יכול להתקצר משמעותית גם אם: תקפידו לבצע פעולות דומות ברצף (דפוס רפטטיבי הוא מאד חסכוני למוח שלנו, מסתבר), אם תחשבו מראש על פתרונות חלופיים למשימות קריטיות – כך שלא תבזבזו זמן על הלם כשמשימה קריטית שלכם תיתקע בקיר – ואם תכינו רשימות לשיחות טלפוניות חשובות, דבר שיאפשר לכם להגיע לתכל’ס מהר יותר ולקבל תשובות מדויקות לנושאים שלגביהם נקבעה השיחה.
5. התאימו את העבודה לסביבה ואת הסביבה לעבודה
“בלאגן בחדר, בלאגן בראש” – אמא שלכם אמרה לכם פעם? אז כרגיל, היא צדקה – עודף גירויים ויזואליים יוצר הפרעה בקשב ולכן חשוב לשמור על סביבת עבודה מסודרת ומאורגנת ככל האפשר. אמיצים ממש? השאירו את הסלולרי שלכם בחדר השני וגלו את נפלאות הקשב הרצוף ואת המהירות שבה משימות יכולות להתעופף אל מחוץ לרשימה שלכם.
וכמו שהתאמתם את הסביבה לעבודה, תוכלו גם להתאים את העבודה לסביבה ולתנאים משתנים – אתם באוטו? זה הזמן לבצע את שיחות הטלפון (בדיבורית!). ממתינים בתור לרופא? הזדמנות מצוינת לקרוא מיילים או לנצל את האוזניות שזרוקות בתיק לצפיה בהרצאות או סרטונים בתחום המקצועי שלכם. יש אנשים שנשבעים שהם מספיקים יום עבודה שלם כשהם מקדימים להגיע למשרד לפני כולם ואחרים, שיותר מרוכזים בשעות הלילה – למדו את “שעות הקסם” שלכם והתאימו כל משימה לשעה הנכונה שלה ביום.
בשורה התחתונה, הטריק הוא להכיר את הדפוסים שלכם, את הרגלי העבודה שלכם, לתקוף נקודתית את הנקודות החלשות שלכם, לנסות לאתר צווארי בקבוק שאתם יוצרים ומה הגורמים להם – ולא לשכוח, שאת כל הדברים האלו אנחנו נוטים לגלות כשאנחנו עושים הפסקה 🙂